หัวใจของการรักษามาตราฐาน คือการเอาใจใส่ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ.
การปฏิบัติเมื่อได้รับสินค้า
- ตรวจสอบซีลที่ได้รับ ซีลทุกตัวจะต้องมีหมายเลข running number ที่ไม่ซ้ำกัน เป็นสิ่งสำคัญ
- ตรวจสอบจำนวนซีล, รุ่น, สี, โลโก้ ว่าถูกต้องหรือไม่
- ถ้ามีสิ่งผิดปรกติ ตามที่กล่าวข้างต้น ให้แจ้งกับทางร้านค้า หรือติดต่อพนักงานขายที่รับผิดชอบ
การเก็บรักษาซีล
- เก็บไว้ในที่ปลอดภัย เข้าถึงได้เฉพาะผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และไว้ใจได้
- กำหนดผู้มีหน้าที่รับผิดชอบให้ชัดเจน และมีการบันทึกเป็นเอกสารเมื่อนำออกจากคลังไปใช้งาน
การใช้งาน
- พนักงานต้องเรียนรู้วิธีการล็อคอย่างถูกต้อง และเลือกใช้ถูกประเภทงาน
- ให้ซีลไว้เฉพาะกับผู้ที่รับผิดชอบและเกี่ยวข้องกับขั้นตอนการทำงานเท่านั้น
- จดบันทึกหมายเลขซีลทุกตัวที่นำออกจากคลัง
- ปฏิบัติตามคู่มือการใช้งาน กรณีตรวจพบว่าตำหนิ หรือความผิดปรกติให้จดบันทึกไว้ทุกครั้ง
- ทำลายซีลทุกส่วนทุกครั้งหลังใช้งานเสร็จ ไม่ควรเหลือชิ้นส่วนใดไว้
- จัดทำขั้นตอนการทำงาน และทำการอบรมผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้ปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างเคร่งครัด
การตรวจสอบ
- ตรวจสอบความสมบูรณ์ของจุดล็อค (locking point) ก่อนทำการตัดซีล
- มี check point สำหรับตรวจสอบ กรณีต้องมีการส่งต่อสินค้าให้กับ agency อื่นๆระหว่างการขนส่ง
- ตรวจให้แน่ใจว่าซีลได้ล็อคอย่างดีทุกครั้ง อย่างเคร่งครัด
- กรณีซีลถูกล็อคทิ้งไว้เป็นระยะเวลานาน เช่น ล็อคมิเตอร์ หรือล็อควาลว์ เป็นต้น ให้หมั่นตรวจสอบเป็นระยะๆ หรืออย่างน้อยปีละครั้ง
- ผู้ทำหน้าตรวจสอบความถูกต้อง ตรวจสอบทั้งสภาพภายนอก และการล็อคของซีลว่าล็อคได้แน่นสนิท ถูกต้อง ตาม spec ใช้งาน
- เมื่อตรวจพบซีลมีตำหนิ หรือไม่พร้อมใช้งาน ให้ทำรายงานระบุจุดที่ผิดพลาด หรือตำหนิ โดยอาจเปลี่ยนตัวใหม่ถ้าไม่สามารถใช้งานได้
- แจ้งผู้จำหน่าย หรือ sale ที่รับผิดชอบ เมื่อตรวจพบตำหนิ หรือร่องรอยที่ไม่ควรมี และเป็นไปได้ว่าจะเกี่ยวข้องมาจากกระบวนการผลิตหรือจากผู้จำหน่าย
การจดบันทึก
การบันทึกนี้ก็จะช่วยให้เราติดตาม ตรวจสอบทีหลังเมื่อเกิดปัญหาได้ง่ายขึ้น หลักๆแล้วจะ ทำการจดบันทึกรายละเอียดต่างๆ 3 เรื่องดังนี้
- Seal issue บันทึกข้อมูลซีลที่แจกจ่ายไปใช้งาน เช่น หมายเลขซีล, วันที่นำออก, ผู้นำออก, แผนก, สถานที่, โปรเจค, หมายเลขตู้ container หรือข้อมูลใดๆที่บ่งบอกว่าใครเอาซีลตัวไหน ไปทำอะไร ที่ไหน ยังไง เป็นต้น
- Use and application เป็นข้อมูลเสริมจาก Seal issue เพื่อระบุรายละเอียดการใช้งานลงไป เช่น จาก Seal issue บอกว่านาย A นำเอา seal number 01-30 ไปใช้ในงานขนส่งของบริษัทว่าจ้าง B ซึ่งว่าจ้างไปส่งหลายที่ ดังนั้นใน Use and application อาจจะให้ inspector A หรือผู้ตรวจสอบบันทึกไปว่า seal number 01-05 ถูกใช้ล็อกตู้ container กอ เวลา 09.30น จัดส่งไปสิงคโปร seal number 06-10 ใช้ล็อคตู้ container ขอ เวลา 10.00น จัดส่งไปเชียงใหม่เป็นต้น
- Destination/Removed-from service บันทึกที่บอกว่าซีลตัวไหนเลิกใช้แล้วบ้าง จากสาเหตุอะไร เช่น ซีลที่ใช้งานเสร็จแล้ว ซีลที่ได้ทำลายไปแล้ว ซีลที่เสียหาย ไม่พร้อมใช้งาน ซีลที่หมดอายุใช้งาน ซีลที่ส่งต่อให้กับ agency อื่นไปแล้ว เป็นต้น
Categories: ไม่มีหมวดหมู่, Tags: ข้อพึงปฏิบัติในการใช้งาน security seal
